Saveti za uspešno organizovanje vebinara ili virtuelnih radionica

Preuzeto sa Givingbalkans.org

Epidemija koronavirusa unela je izmene u svakodnevno funkcionisanje, što se odrazilo i na posao, kako kada su u pitanju kompanije, tako i neprofitne organizacije.

O online alatima koji olakšavaju rad od kuće već smo pisali, a kako će epidemija koronavirusa trajati još neko vreme, odlučili smo da sa vama podelimo nekoliko saveta o organizovanju virtuelnih radionicai vebinara, s obzirom na to da će zbog aktuelne situacije, većina događaja u sektoru morati da bude odložena ili transformisana u svoje online verzije.

Odaberite najbolji format za svoju online edukaciju

Za početak, razmislite o tome koje događaje ili radionice morate održati uživo, a za koje ćete biti u prilici da ih transformišete u online format i na koji način ćete to uraditi.

Verovatno ste i sami pohađali veliki broj vebinara, online kurseva i treninga. Prisetite se kako su izgledali, šta vam je bilo korisno i šta bi ste od toga mogli primeniti u svojoj situaciji. Da li bi neka obuka mogla da se kreira u formi YouTube tutorijala? Za koji tip događaja/radionice bi vam bila potrebna interakcija sa učesnicima i kako bi ona izgledala? Da li su u vašem fokusu unapred snimljeni vebinari ili oni koji idu uživo?

Ukoliko sadržaj snimate u vidu YouTube tutorijala, počnite od ideje, koju ćete najpre zapisati, razraditi do detalja i potom obraditi u nekoliko instrukcijskih videa

Za ovo će vam biti potrebno malo vremena i poznavanje nekog jednostavnog programa za obradu videa kao što je Windows Movie Maker, ili Camtasia.

Kao dodatni materijal za svoje edukacijske video materijale, možete kreirati ebook.

Za one kojima su u fokusu online radionice, ili slični događaji, u nastavku teksta donosimo nekoliko informacija koje vam mogu koristiti u tom procesu.

Isplanirajte svoju online radionicu

Kao i uvek, sve polazi od planiranja.

Osmislite sadržaj svoje radionice i razmislite kako bi izgledala. Napravite agendu i razmislite preko koje platforme biste mogli da održite svoju radionicu. Podelite zadatke i uloge u timu.

Dodatna prednost online treninga je što manje iskusni treneri i predavači koji imaju tremu od javnog nastupa imaju priliku da na ovaj način mnogo efikasnije prezentuju svoj deo i podele svoje znanje.

Razmislite koje su oblasti vaše ekspertize i šta je korisno vašim potencijalnim polaznicima, a moglo bi da se iz klasičnog treninga pretvori u online radionicu? Materijale i teme koje ste već koristili prilagodite online radu i učenju na daljinu.

Pronađite dodatnu inspiraciju u popularnim vebinarima, online kursevima i platformama za učenje na daljinu.

Umesto flip čartova i papira u ovom slučaju koristićete prezentaciju, video materijale, infografike i sopstveno znanje koje ćete deliti sa učesnicima.

Sama struktura vašeg vebinara/radionice treba da bude jasna – koliko vremena odlazi na izlaganje, koliko na demonstraciju i eventualne primere, koliko na pitanja, eventualne vežbe i interakciju sa učesnicima.

U procesu planiranja, ne zaboravite na vreme – jedna sesija ne bi trebalo da traje duže od 60 do 90 minuta. Na primer, planirajte da desetak minuta odvojite za uvod i predstavljanje, 20 do 30 za izlaganje, 10 do 20 za vežbe i primere, ukoliko ih ima i 10 do 20 za pitanja, odgovore i sumiranje.

Kada vaš vebinar počne, postarajte se da budete u tihom okruženju u kome vas niko neće prekidati. Proverite da li svi učesnici vide/čuju ono što je potrebno. Pratite njihove reakcije, trudite se da držite pažnju i tako da svi iz učešća na vašem vebinaru ili radionici mogu dobiti maksimum.

Bonus savet: Obavezno isključite sve notifikacije na računaru i telefonu. Ne želite da vam u sred vebinara iskaču poruke od prijatelja sa meme-ovima.

Platforme i alati koje možete koristiti

Kada je u pitanju oprema, biće vam potrebna dobra internet konekcija, veb kamera i mikrofon i platforma preko koje ćete organizovati svoju radionicu.

Neke od platformi, koje možete koristiti besplatno ili uz niske mesečne troškove preporučujemo u nastavku teksta.

GlobalMeet je platforma za online konferencije i grupne sastanke. Osnovne funkcije su besplatne, a za napredniju verziju postoje opcije plaćanja, od $14.95 do $24.95 na mesečnom nivou.

Zoom platforma je jedna od najpopularnijih platformi za oonline koferencije i grupne sastanke, a detaljnije o njoj smo već pisali, kao i o Whereby platformi koja je pogodna za online sastanke sa manjim brojem učesnika (od 4 do 12).

Još jedna platforma koju možete uzeti u obzir je Anymeeting. Osnovne opcije su besplatne, ali u ovom slučaju ograničeni ste na 4 učesnika vašeg vebinara, Naprednije opcije, koje podrazumevaju veći broj učesnika (maksimalan broj je 200) i veći broj funkcija na raspolaganju, koštaju od 10 do 12 dolara mesečno.

BigBlueButton je besplatan servis otvorenog koda, koji nudi mogućnost deljenja prezentacije, audio i video zapisa u realnom vremenu, a aktivna zajednica programera svakodnevno radi i na dodavanju novih funkcija.

Još jedan servis otvorenog koda je OpenMeetings, koji možete koristiti u web pretraživaču, ili instalirati na svom serveru, što će vam omogućiti neograničen broj učesnika.

GoToMeeting je platforma koja nudi mnogo mogućnosti, za različite tipove online sastanaka, konferencija i webinara. Jedna od njih je i do 1.000 učesnika istovremeno. Mana je što nije baš pristupačna za neprofitne organizacije, jer se cene kreću od 89 dolara mesečno, pa na više.

Neke od ovih platformi nude mogućnost snimanja. Ukoliko je to moguće, uz saglasnost svojih učesnika, možete snimiti radionicu i kasnije je pogledati i razmisliti o tome šta bi se sledećeg puta poglo unaprediti. Naravno, snimljeni materijal možete dalje deliti i on može služiti kao koristan podsetnik i izvor znanja za polaznike radionice/učesnike vebinara.

U slučaju da sama platforma ne nudi opciju snimanja vebinara, možete instalirati i koristiti program OBS Studio.

Bez obzira na to za koju platformu se odlučite i koliko god da je njeno korišćenje jednostavno, obavezno pre samog vebinara ili online radionice, učesnicima pošaljite kratko uputstvo kako da se priključe, koriste platformu i učestvuju u radu.

Kada je sama registracija i evidencija učesnika u pitanju, podrazumeva se da ćete i taj proces obavljati online, a jedan od alata koji vam u tome može pomoći je CiviCatalystCRM o čijim smo funkcionalnostima već pisali.

Oprema

Ovo je u stvari deo od kojeg će zavisiti tehnički kvalitet vašeg online događaja i ostaviti utisak – pozitivan ili negativan. Naravno, nama nije potrebna skupa produkcija. Ali ne želimo ni da ostavimo baš loš utisak mrljavim snimkom i tonom sa mnogo šuma.

Potrebno je da vodite računa o ovih pet stvari, a možda i da proverite da li nešto od svog budžeta za organizaciju događaja možete da usmerite na nabavku opreme.

Video – Možda ćete većim delom svog vebinara učesnicima prikazivati svoju prezentaciju, ali ipak je važno da vas lepo vide. Dok je vaša veb kamera koja je ugrađena u laptop dovoljna za interne sastanke sa timom i Skype sa prijateljima, zapitajte se da li sa trenutnim kvalitetom snimka ostavljate dovoljno profesionalan utisak?

Ukoliko imate prostor u budžetu svoje neprofitne organizacije, preporučujemo da nabavite Logitechovu web kameru C920. Ona je, praktično, postala standard za sve koji se bave streamingom na YouTube-u jer pravi full HD snimke, u rezoluciji 1920×1080 sa 30 slika po sekundi (fps – frames per second). To znači da slika neće biti onako “zrnasta” i “mrljava”, već kvalitetna i čista, sa bogatim bojama. Cena u prodavnicama u Srbiji iznosi između 11 i 15.000 RSD, zato ako ste rešili da je uzmete, dobro istražite jer razlike u ceni nisu male.

Osvetljenje – Još važnije od kvaliteta kamere je u stvari svetlo. A pošto ćete svoje vebinare snimati u kućnoj produkciji, sva je prilika da će ovo biti izazovno. Budite uvek okrenuti ka prirodnom izvoru svetla. To je najbolja stvar koju možete da uradite da poboljšate kvalitet snimka.

Eventualno pokušajte da usmerite tri stone lampe sa LED sijalicama ka sebi, ali obavezno iz različitih pravaca, kako biste eliminisali senku. Opcija je, naravno, da nabavite i profesionalno osvetljenje i reflektore, ali nam se čini da vam se toliko ulaganje u opremu i trud neće isplatiti ukoliko ne planirate da imate veliku produkciju vebinara i ako vam to nije glavna aktivnost.

Pozadina – Orman iz spavaće sobe ili vitrina iz dnevne nisu pozadina koju želite da imate tokom vašeg videa (mada imamo kolege koji se u naše online sastanke uključuju i iz kupatila, da ih deca ne bi prekidala). Trudite se da to bude čist zid koji je 1,5m iza vaših leđa. Može tu da bude i drugih elemenata u pozadini, poput police sa knjigama ili fotografija, ali ipak ih svedite na minimum, da ne bi predstavljali distrakciju.

Ton – Preživećete i bez kamere, posebno ako lepo podesite svetlo, ali mikrofon je nešto što bismo zaista preporučili da uzmete. Mirkofon koji je ugrađen u vaš laptop, kameru ili mobilni telefon, uvek će uhvatiti pozadinski šum, a to ume da bude velika smetnja kada ljudi pokušavaju da se fokusiraju na ono što govorite.

Zato preporučujemo korišćenje bubice ATR 3350. Za 4.500 RSD ćete dobiti kvalitet i “profesionalan” zvuk. Prednost ovog modela je što možete bubicu da uključite i direktno u svoj mobilni telefon, ako rešite njime da se snimate.

Internet konekcija – Ukoliko za rad koristite laptop računar umesto desktopa, velika je verovatnoća da nemate pojma gde ste zaturili LAN kabl (kabl koji povezuje vaš računar sa modemom) i da koristite samo wifi. I ovako je vreme za prolećno spremanje, pa obavezno pronađite taj kabl. Tako ćete imati mnogo stabilniju i bržu konekciju, koja će vam omogućiti kvalitetniji video snimak.

Zaključak

Ukoliko do sada nise radili na ovaj način, možda će vam sve ovo izgledati novo ili nepoznato, ali nema razloga za brigu. Na online rad i virtuelne sastanke smo, ako ne ranije, onda tokom tekuće pandemije korona virusa svi manje ili više navikli, tako da je ovo samo dodatna prilika i malo viši nivo u svakodnevnom funkcionisanju.

Istražite prilike i mogućnosti koje se nude, inspirišite se postojećim primerima dobre prakse i posmatrajte na sve kao na izazov koji će vam pomoći da unapredite svoj rad.

Dugo se govori o digitalnoj transformaciji, uključujući i digitalnu transformaciju sektora, pa zašto ovu priliku ne bismo iskoristili da do te transformacije konačno i dođe?

Ostavite komentar

unesite broj *

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.