Četiri humanitarne organizacije u BiH digitalizuju procese uz novi sistem za upravljanje dokumentima.
Četiri istaknute organizacije ‒ Crveni križ Federacije BiH, Dobro.ba, SOS Dječija sela u BiH i Udruženje Srce za djecu oboljelu od raka ‒ uspješno su kompletirale implementaciju OWIS sistema, softvera za digitalno upravljanje procesima i dokumentima u sklopu poziva za besplatnu digitalizaciju neprofitnim organizacijama u BiH, sprovedenog od strane kompanije Orka, proizvođača OWIS sistema. Prelazak na ovu platformu znači da fakture, protokol pošte, korisničke evidencije i interni dopisi od sada putuju elektronski, uz potpunu sljedivost i arhivu na jednom mjestu.
Manje papirologije – više vremena za zajednicu i terenski rad
Za svaku od ovih organizacija digitalizacija donosi specifične dobitke: Crveni križ prelazi na elektronski protokol i knjigu faktura, Dobro.ba objedinjuje hiljade podataka raštrkanih po Word-u i Excel-u, SOS Dječija sela u BiH automatizuju zaprimanje i otpremu akata s detaljnim izvještajima, dok Srce za djecu centralizira bazu korisnika i projekata radi bržeg izvještavanja donatorima. Zajednički im je cilj – manje manualnog unosa i papira, više vremena i resursa za pomoć na terenu.
Predstavnici organizacija ističu da je “efikasnost” sada ključna riječ njihova svakodnevice. “Fakture i korespondenciju obrađujemo bez čekanja, dostupne su bilo gdje”, kažu iz Crvenog križa, dok Dobro.ba naglašava da su svi podaci “u tri klika na dohvat cijelom timu”. Iz SOS Dječijih sela u BiH poručuju da implementacijom OWIS programa, SOS Dječija sela u BiH prate savremene trendove i ulažu u digitalizaciju kako bi unaprijedila svoj rad. Očekuju da će OWIS donijeti značajnu uštedu vremena, olakšati evidenciju i osigurati veću transparentnost, što omogućava da još kvalitetnije podrže djecu,mlade i porodice o kojima brinu, a Srce za djecu dodaje da je svaka ušteda vremena “korak ka boljoj usluzi malim pacijentima”.
“Više od dvije decenije omogućujemo institucijama i kompanijama da se manje bave administracijom, a više ljudima. Kada smo objavili poziv za besplatnu digitalizaciju, javilo nam se više od 50 nevladinih organizacija iz cijele BiH – potvrda kolika je potreba za ovakvim alatima. Institucije koje se bave društveno odgovornim radom često su suočene sa nedostatkom resursa potrebnih za naprednu digitalizaciju, te smo smatrali da je pružanje tehničke pomoći i pratećih resursa za funkcionisanje sistema, efikasan način kako bi se ove organizacije mogle baviti onim što najbolje rade, pomaganju onima kojima je pomoć najviše potrebna. Bilo je teško odabrati samo četiri, ali vjerujemo da će njihov primjer pokazati koliko tehnologija može rasteretiti administraciju i ohrabriti i druge IT kompanije da pruže sličnu podršku”, izjavio je Nihad Salkić, direktor Orka d.o.o., kompanije koja je razvila OWIS sistem.
Digitalni iskorak pokazuje kako IT rješenja mogu snažno ojačati civilni sektor: procjene implementatora govore o uštedama od čak 70% vremena u administraciji i znatno većoj sigurnosti podataka. Model donacije softvera, koji stoji iza ove inicijative, otvara prostor da i druge bh. kompanije podrže udruženja čiji rad mijenja društvo nabolje.